Кратко: Минимальный обязательный пакет это счёт-фактура и товарная накладная (ТОРГ-12 или УПД). Но для разных категорий товаров требуются дополнительные документы: сертификаты, декларации соответствия, ветеринарные свидетельства (ВСД) и отчёт о передаче кодов маркировки.

Развернуто:
Чтобы приёмка товара была законной и безопасной, проверяйте не только целостность упаковки, но и следующие документы:

1. Базовые документы на поставку (обязательны всегда):

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 или Универсальный передаточный документ (УПД), совмещающий накладную и счёт-фактуру. Это главный документ, подтверждающий факт передачи товара, его наименование, количество и цену.

Счёт-фактура (если УПД не используется). Необходима для принятия НДС к вычету.

Сопроводительное письмо/реестр с номерами коробок для сверки ассортимента.

2. Документы, подтверждающие качество и безопасность (в зависимости от товара):

Декларация о соответствии (ДС) или сертификат соответствия (СС). Обязательны для большинства товаров, подлежащих обязательной оценке (техрегламенты ТР ТС/ЕАЭС). Например, для продуктов питания, детских товаров, посуды, электроники.

Ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) в электронном виде через систему Меркурий. Обязательны для всех продуктов животного происхождения (мясо, молоко, рыба, яйца). Вы должны их погасить при приёмке.

Документы на маркированные товары (обувь, одежда, парфюмерия, шины, молочка и др.):

Отчёт о передаче кодов маркировки (из системы Честный ЗНАК).

Реестр кодов в электронном виде (обычно в формате .csv или .xml), чтобы вы могли корректно ввести товар в свой оборот.

3. Прочие важные документы:

Доверенность на водителя/экспедитора, если он подписывает документы о приёмке.

Карантинный сертификат (для подкарантинной продукции, например, некоторых растений, семян).

Свидетельство о государственной регистрации (СГР) для парфюмерии, косметики, БАДов, средств гигиены.

Что делать: Перед приёмкой сверить фактические позиции с накладной, а также запросить у поставщика заранее полный перечень необходимых документов для конкретного товара. Отсутствие нужных бумаг основание для отказа от приёмки, так как это ваши риски при проверках Роспотребнадзора, Россельхознадзора или ФНС.